Важче, ніж придумати проєкт – його реалізувати. З чого взагалі почати? Як порахувати бюджет? Де взяти команду? Щоб не припустити типових помилок початківців, варто трохи зануритися у проєктний менеджмент.
Бот Project Guru створила команда Фонду родини Богдана Гаврилишина та експертка з проєктного менеджменту Ірина Прокоф’єва. Проєкт є частиною програми «Креативна молодь змінить Україну», яку реалізують за підтримки Українського культурного фонду. За словами засновників, бот допоможе систематизувати ідеї в лаконічну форму та розповість про проєктний менеджмент.
The Village Україна разом із ботом Project Guru розповідають про 10 кроків до створення власного проєкту, які допоможуть не відкладати старт на завтра.
1. Переконайтеся, що у вас проєкт, а не задача
Спочатку давайте запевнимось, що ви не плутаєте визначення «проєкту» та «процесу». Порівняймо ці два поняття. Ключова ознака процесу – повторюваність послідовних дій, які допоможуть вам досягти конкретного результату. А проєкт характеризується системою запланованих дій, що розв’яжуть певну проблему. Наприклад, оновлення контенту на сайті або надання послуг – це процес, а запуск сайту – проєкт.
Більше про те, що таке проєкт
2. Пам’ятайте про три основні елементи проєкту
Якщо ви плануєте розпочати власний проєкт або зацікавлені в управлінні ним, пам’ятайте про трикутник проєкту. Він складається з трьох умовних боків: перший – час проєкту, другий – його вартість і ресурси, третій – зміст. Якщо зміниться хоча б один з елементів, неодмінно зміниться ще один.
Основне завдання щоденного менеджменту проєкту полягає в утриманні балансу між часом, вартістю й ресурсами та змістом самої ідеї. При цьому не забувайте про якість. На початку сформулюйте тези, за якими вимірюватимете якість реалізації проєкту.
Більше про управління проєктами
3. Сформулюйте ціль проєкту
Перш ніж розпочинати проєкт, чітко визначте його мету, завдання та очікувані результати. Сформулювати мету можна відштовхуючись від проблеми, що має вирішити проєкт. Для цього спробуйте такий інструмент як «Дерево проблем» і «Дерево рішень».
«Дерево проблем» складається з центру, верхньої та нижньої частини. Центр – це основна проблема, яку має вирішити проєкт. У верхній частині дерева – негативні наслідки, до яких ця проблема приводить. А в нижній – її причини.
Далі трансформуйте дерево проблем у дерево рішень або дерево цілей. Кожен із компонентів дерева проблем «перегорніть» із негативного твердження на позитивне. Так центральна проблема стає конкретною метою проєкту. Негативні наслідки – позитивними ефектами та цілями проєкту, а причини – завданнями.
Більше про «Дерево проблем» і «Дерево рішень»
4. Покроково сплануйте проєкт
Найпоширеніша помилка при створенні проєкту – погане планування. Щоб уникнути цього, дотримуйтесь кількох умовних кроків планування:
Крок 1. Визначте цілі, мету, завдання та очікувані результати проєкту.
Крок 2. Визначте цільову аудиторію проєкту.
Крок 3. Сплануйте завдання проєкту. Краще за все згрупувати їх за певними категоріями: за результатами, за задачами від найменшої до найбільшої або за етапами проєкту. Таке групування завдань полегшить процес створенням проєкту та структурує завдання.
Крок 4. Визначте час, необхідний для виконання кожної задачі.
Крок 5. Сплануйте необхідні ресурси, розподіліть відповідальність у команді, заплануйте комунікаційну стратегію та опрацюйте можливі ризики у проєкті.
Фіксуйте план у будь-який зручний для вас спосіб. Головне – фіксуйте всі деталі реалізації проєкту та забезпечте команді доступ до нього.
Більше про планування проєкту
5. Розбийте план на етапи
Кожен проєкт, незалежно від розміру та сфери, в якій ви його проведете, має життєвий цикл – час від початку проєкту до його завершення. Умовно поділіть його на чотири етапи:
Етап 1. Ініціювання. На цьому етапі сформуйте ідею та концепцію проєкту.
Етап 2. Планування. Визначте чіткі цілі та завдання проєкту, очікувані результати, а також сформуйте команди та підготуйте детальний план проєкту (бюджет, задачі, ресурси, часові межі).
Етап 3. Реалізація. Це найдовший етап проєкту, під час якого ви починаєте діяти за планом.
Етап 4. Завершення. Підготуйте звітність, закрийте договори, розформуйте команди, проаналізуйте результати та успішність проєкту.
Більше про поділ проєкту на етапи
6. Визначте свою цільову аудиторію
При створенні проєкту, визначте, проблеми якої групи людей ви хочете вирішити. Це дасть можливість чітко сформулювати ключове повідомлення для цієї аудиторії, а також канали комунікації.
Для детального опису цільової аудиторії, а також вибору правильного повідомлення й комунікаційного каналу, спробуйте інструмент «Карта емпатії». Вона допоможе візуалізувати вашу цільову аудиторію та описати її максимально детально з урахуванням важливих особливостей, способу життя, бажань і страхів, проблем і радощів. Після заповнення карти ви отримаєте детальний і «живий» портрет представника своєї цільової аудиторії.
Більше про «Карту емпатії»
7. Розрахуйте бюджет проєкту
Планування бюджету – один із ключових етапів підготовки проєкту. Є два основні типи бюджету: кошторис і календарний бюджет проєкту.
При плануванні проєкту простіше прорахувати кошторис – перелік усіх необхідних витрат і доходів проєкту без прив’язки до часу. Проте під час реалізації варто перейти до календарного бюджету. Він дозволяє розподілити витрати та надходження в часі: витрати в конкретний місяць підготовки чи реалізації проєкту, суми для залучення на певний момент часу та інше.
Планування бюджету починайте тоді, коли визначили цілі, завдання, очікувані результати проєкту, а також сформували план роботи. Так ви зможете зафіксувати витрати на кожному етапі. Також враховуйте можливі ризики проєкту. Для цього закладіть невеликий резерв у бюджет проєкту (5% від загального бюджету або додаткові 5–10% до статей витрат). І не забувайте про податки та банківські комісії.
Більше про планування бюджету
8. Розробіть стратегію роботи зі стейкхолдерами
Якщо у вашому проєкті зацікавлені, чи навіть беруть участь особи чи організації, у вашого проєкту є стейкхолдери або зацікавлені сторони. Стейкхолдери можуть бути як внутрішні (з вашої команди чи організації), так і зовнішні. Серед зацікавлених сторін можуть бути директор організації, в якій ви працюєте, експерт проєкту, профільні ЗМІ, менеджер міжнародного фонду, громадські організації та інші.
Існує чотири основні стратегії роботи зі стейкхолдерами. Ваша задача як менеджера проєкту – обрати правильну стратегію роботи з ключовими зацікавленими сторонами.
Визначте для себе ключових стейкхолдерів та оптимальну стратегію роботи з ними. Після цього опишіть, як ви втілюватимете стратегію в життя, наприклад, як часто будете комунікувати, в який спосіб, в якому форматі та складі.
Більше про роботу зі стейкхолдерами
9. Визначте стратегію роботи з ризиками
Під час створення проєкту завчасно враховуйте можливі ризики – так ви зможете уникнути проблем. Орієнтуючись на план проєкту, складіть перелік ризиків і зафіксуйте, до яких наслідків вони можуть призвести. Це допоможе визначити, наскільки кожен окремий ризик є критичним для проєкту.
Оберіть ключові та зафіксуйте їхні наслідки для проєкту. Намалюйте шкалу, де одна вісь – імовірність ризику, а друга – величина впливу. Оцініть кожен із записаних ризиків за цими двома параметрами. Далі визначте стратегію роботи з кожним із них. Усього існує чотири стратегії роботи з ризиками: прийняття, ухилення, передача, зниження.
Коли ви зафіксували план дій щодо кожного з ризиків, внесіть відповідні завдання до вашого плану роботи та визначте відповідальну людину за кожне з них.
Більше про стратегії роботи з ризиками
10. Налагодьте процеси в команді
Команда – основний рушій і важливий фактор успіху будь-якого проєкту. Проте важливо правильно розподілити ролі в команді. Загалом можна виділити два основних підходи: розподіл ролей за функціями та розподіл ролей за продуктами проєкту.
Функціональний розподіл ролей є найбільш поширеним у проєктному менеджменті. Він розподіляє зони відповідальності між членами команди за їхніми функціональними обов’язками. А для розподілу за продуктами оберіть відповідальних людей, що візьмуть на себе задачі, необхідні для створення певних продуктів. Продуктами проєкту можуть бути його результати чи завдання.
Щоб розподілити відповідальності й ролі в команді, спробуйте такий інструмент як RASCI-матриця. Він допоможе вам чітко визначити ролі в команді, які будуть зрозумілі та заздалегідь відомі всім членам команди. Крім того, можна пройти спеціальні тести, що визначають особистісний і професійний профіль людини, наприклад, «16 типів особистості» або «Тест Белбіна».
Більше про роботу в команді
Давно мрієте про власний проєкт, але боїтеся почати? Зробіть глибокий вдих-видих і розпишіть план дій. І з цим вам допоможе безкоштовний бот Project Guru.
Матеріал підготовлено за підтримки Фонду родини Богдана Гаврилишина
