The Village Україна розповідає про корисні звички та прості дії, що можуть зробити життя кращим. У новому випуску про те, чому варто записувати всі справи на день і як це може збільшити продуктивність.

Софія Пилипюк

редакторка The Village Україна та головна редакторка бренд-медіа Red Bull Україна

У мене є окремий записник, де я фіксую всі робочі справи на день. Раніше я вела його несистематично, але згодом почала займатися відразу двома великими проєктами й з’явилося багато завдань, про які треба не забувати. Я зрозуміла: якщо їх не фіксувати, вони просто вилетять із голови.

Моя робота зосереджена в онлайні, на лептопі у мене одночасно відкрито кілька вікон, месенджерів, додатків тощо. Я пробувала записувати справи на день у додатку чи в замітках, але зрозуміла, що для мене це не є ефективним. Це лише одне з вікон, яке легко можна закрити. Коли все записано у блокноті, список завжди перед очима і я не забуваю про завдання.

Записуючи справи у блокнот, я бачу, скільки у мене роботи на сьогодні. І якщо з’являється завдання, яке не встигну виконати, я передаю його комусь іншому або переношу на наступний день. Тоді занотовування справ допомагає не брати на себе більше, ніж можу виконати, і краще розподіляти свій робочий час.

Щоби планувати свій день у блокноті ефективно, у мене є кілька правил:

Записувати справи одразу, щойно вони з’являються. Зараз я починаю свій робочий день з того, що фіксую всі завдання. Зазвичай планую на один-два дні наперед, але протягом дня можу вносити нові пункти. Якщо не записати завдання одразу, є ймовірність, що забуду про нього.

Розбивати великі завдання на маленькі. Раніше я записувала справи у блокнот абстрактними словами, наприклад, «текст про виставки». Тепер зрозуміла, що зручніше їх розбивати на кілька етапів. Наприклад, «вичитати текст», «переглянути верстку» та «опублікувати текст». Це дає змогу не загубити маленькі завдання та тримати всі процеси під контролем.

Використовувати позначки. Якщо завдання пріоритетне, то я позначаю його зірочкою. Так я розумію, що з цього мені потрібно почати свій робочий день і точно закінчити справу сьогодні.

Плюсами позначаю виконані завдання, мінусами – те, що ще треба зробити. У мене також є спеціальна стрілочка для справ, які потрібно перенести на завтра.

Записувати справи, які пов’язані з робочим часом. Якщо у мене є зустрічі перед або після роботи, я теж це фіксую. Наприклад, якщо йду на 19:00 у кіно, то маю спланувати свій робочий час так, щоб закінчити усі справи до 18:00.


Не боятися чогось не виконати. Увечері я «закриваю» день. Дивлюся, що треба перенести і що не встигла зробити. Я спокійно ставлюся до того, що щось не встигаю – це нормально. Якщо завдання не термінові, то переношу їх на інший день.

Обкладинка: записник Каті Галицької / Анна Бобирєва для The Village Україна