The Village розповідає про хороші звички та прості дії, які роблять життя кращим. В новому випуску – декілька правил, які допоможуть позбавитися від мільйона непрочитаних повідомлень на робочій пошті.

Маша Шаталіна

редакторка The Village

Пошта та месенджери – основні робочі інструменти редактора. Щоденні 500+ непрочитаних повідомлень (розсилка від інформагентств, реклама, незрозумілі пропозиції, неактуальні підписки та відвертий спам) не дають мені розслабитися та зосередитися на поточних справах: серед них обов’язково будуть важливі листи, які ніяк не можна пропустити.

Що я роблю, щоб не впасти під завалом листів? Для початку – декілька простих правил С. Дж. Скотта, експерта з особистої ефективності, автора книги «Нуль у вхідних: Перевірені методи управління електронною поштою». По-перше, електронна пошта не має на увазі моментальної відповіді на відміну від месенджерів, тому звичка постійно її переглядати – це просто один з видів неврозу. По-друге, абсолютно всі листи можна умовно розділити на чотири категорії: «видалити», «делегувати», «відповісти» та «перенести в список задач».

Я не користуюся поштовим клієнтом на ноутбуці, немає пушів про нові листи, що відволікають, а пошту в браузері переглядаю в середньому раз на годину.

Витрачаю на непрочитані повідомлення п’ять хвилин: відразу видаляю непотрібні та опрацьовую ті, на які можна відповісти менш ніж за 30 секунд. Я називаю це «не затримувати м’яч у себе»: якщо щось потрібно обговорити з редакторами інших розділів, віддати у відділ маркетингу з проханням домовитися про інфопартнерство чи переслати колегам з новин, то це робиться декількома кліками чи буквально двома-трьома фразами.

Використовую ярлики – так у загальному потоці непрочитаного відразу видно ланцюжки листів, які уже в роботі: зйомки, спілкування з експертами, розбір матеріалів з авторами. Ярлики доволі загальні: «Дім» та «Діти» – всі матеріали для відповідних розділів, «Експерти» та «Події» – контакти спікерів та події для підбірок на сайт чи ті, які потрібно внести в календар. У кожного ярлика свій колір, а в одного ланцюжка листів може бути по чотири різних ярлики.

Окремо варто сказати про ярлик «Великі листи»: ними позначаються всі вхідні обсягом більше 500 кілобайт (можливо, варто знизити й цю межу) – такі листи я продивляюся та видаляю насамперед, щоб не засмічувати пошту.

Усе, на що не можна відповісти швидко, кидаю в «Чернетки». Раз на день, зазвичай ближче до вечора, коли можна спокійно та вдумливо написати відповідь, розбираюся з цією папкою: після роботи в ній залишаються тільки шаблонні відповіді та ідеї матеріалів.

Імовірно, пуста поштова скринька – це теж свого роду невроз і точно ознака контрол-фріка, але навести лад та не доводити ситуацію до «поштового банкрутства» (ще один вислів С. Дж. Скотта, який означає видалення всіх листів без розбору) – цілком реально.