Ділова етика«Запишу голосове»: чи коректно використовувати аудіоповідомлення в листуванні

У рубриці «Ділова етика» The Village Україна намагається розв’язувати суперечливі питання, які виникають у робочому процесі.

Піар-менеджерка повинна цілодобово бути на зв’язку, тому всі засоби спілкування допомагають. Я вмикаюся в роботу, коли зранку розплющую очі, і працюю, доки не засну. Тож уранці мені зручно відповісти артистам голосовими повідомленнями або прослухати їхні відповіді, адже спросоння очі ще «не навели різкість». Увечері, коли я вже втомлена, мені теж зручніше використовувати голосові повідомлення, аніж писати текст. Крім того, їх простіше записувати, коли йдеш вулицею і поспішаєш.

Для мене голосові повідомлення стали корисною функцією в роботі з артистами та колегами, які також користуються ними. Але я розумію, що не для всіх це зручно й не завжди доречно. Тому першою я не надсилаю голосове повідомлення і ніколи не записую у цьому форматі те, що «горить», бо людина може не мати змоги прослухати. Перед тим, як надсилати голосовий меседж, я запитую, чи зручно буде моєму співрозмовникові його послухати. Якщо так, спілкуємося таким чином.

Голосові повідомлення потрібні, коли хочеш почути настрій людини. У роботі з музикантами інколи це дуже важливо. Також войси розв’язали питання довгих розмов телефоном. У них є емоційний аспект: ти радий чути голос мами, коханої людини або улюбленого артиста. Я, буває, навіть сама прошу: «Запиши мені голосом, будь ласка».

У мене індивідуальний підхід до ділового спілкування. Я намагаюсь уточнювати в колег, де і як краще нам комунікувати: Facebook, Telegram чи пошта.

Але за форматом повідомлень досі все було однозначно: текст на текст. Я жодного разу не надсилав комусь аудіоповідомлення по роботі. Для мене це ознака непрофесійності. Чому? Бо мене не попереджають про аудіо, не питають, чи це окей. А я в цей час можу бути на зустрічі, повинен знайти навушники, надіти їх, прослухати, спробувати не забути весь потік інформації, а якщо забув, то знову маю прокручувати. Якщо виникає термінове питання, я завжди телефоную.

Я можу бути чемним, коли мені надсилають аудіоповідомлення, у кількох випадках. Зокрема, коли мені щось потрібно від людини, а вона вирішує записати повідомлення у форматі аудіо. Тоді немає питань, адже людина реагує на мою проблему, тож я підлаштовуюсь. У такому разі вона перепрошує в текстовому повідомленні, що не може писати, тому надішле аудіо.

З друзями все гнучкіше. Деколи вони надсилають аудіоповідомлення, але я не проти, бо друзі − це більш інтимний рівень сприйняття. І я відповідаю тоді, коли є час і можливість.

На мою думку, голосові повідомлення часто ускладнюють комунікацію, тому їх не варто використовувати саме для ділового спілкування. На це є кілька причин. Щоб прослухати повідомлення, потрібно виділити час, а це неможливо зробити на робочій нараді та загалом в офісі чи в інших робочих ситуаціях. Тому такі повідомлення можуть залишитися без термінової відповіді. Після наради ви можете просто забути відповісти, а людина, яка надіслала голосове повідомлення, чекатиме і перейматиметься через це.

Ще одна причина − знайти потрібну інформацію в пошуку месенджера буде просто неможливо, вона загубиться в голосовому повідомленні. Для ділового листування вважаю таку ситуацію непродуктивною, адже месенджери винайшли для того, щоб спростити комунікацію.

Ще є такий важливий нюанс, як культура спілкування. Текст нас дисциплінує: коли ми виписуємо певне повідомлення, то аналізуємо, що надсилаємо. Для голосових повідомлень це правило практично не працює. Тому я за текстові повідомлення для робочого та навіть особистого спілкування, а в нагальних ситуаціях раджу відразу телефонувати людині.

Голосові повідомлення я все-таки використовую, хоч і рідко. Це більше стосується особистого спілкування. Наприклад, хочеться почути голос людини або певну інформацію, яка має бути озвучена: це може бути наспівана пісня, вірш тощо. Проте не раджу цим захоплюватися. Коли спілкуєтеся з кимось, варто дбати не лише про власний комфорт, а й комфорт співрозмовника. Якщо хочете записати голосове повідомлення, спитайте, чи буде комфортно це людині. Можливо, виявиться, що вона любить використовувати войси так само, як ви.

Обкладинка: Анна Шакун