СпецпроєктиЖиття – проект: як ним керувати
Аналізуємо кар’єру, особисте життя і саморозвиток з погляду проектного менеджменту
Життя – лабіринт? А може, життя – це гра? Тоді як знайти вихід або «виграти»? У цьому спецпроекті The Village Україна разом із сервісом оптимізації бізнес-процесів «Бітрікс24» аналізують життя з погляду проектного менеджменту і пояснюють, чому цей підхід ефективний.
Інна Макотерська
фахівчиня з проектного та операційного менеджменту, cпівзасновниця консалтингу I+J
Ми попросили Інну Макотерську допомогти нам подивитися на життя з погляду управління проектами.
Життя – проект?
Наше життя – проект, тому що воно має початок і кінець, терміни реалізації, ресурси, цілі і програму, яка більшою мірою обумовлена нашим вибором. Усі ми – проектні менеджери. Хороші чи погані – це вже інше питання, але те, як ми керуємо життям, безумовно впливає на результат і ефективність досягнення цілей.
Проектний менеджмент допомагає ефективно керувати життям, тому що дає змогу холоднокровно і прагматично оцінити ситуацію. Інколи корисно вимкнути емоційну складову і озброїтися робочими запитаннями менеджера: «На якому етапі я зараз?», «Яка ціль цієї діяльності?», «Як мені зрозуміти, що усе працює ефективно»?
Проектний підхід до життя: базові інструкції
Глобально є два види діяльності – операційна та проектна. Операційна – та, яку ми повторювано робимо щодня. Як ми їмо, чистимо зуби, що одягаємо і яким маршрутом дістаємося роботи – це операційка. Проектна – та, яка має ціль і скеровує операційну діяльність у певний напрямок.
Ідентифікуйте
Зрозумійте, які процеси відбуваються у вашому житті.
Проаналізуйте
Проаналізуйте: вони відбуваються ефективно чи неефективно? Наскільки ефективно я їм? Чи ефективно побудований мій день? На що я витрачаю час?
Покращуйте
Знайдіть проблемні процеси і зрозумійте, як їх можна покращити. Тут і народжується проект. Ви погано харчуєтеся? Вітаємо! У вашому житті з’явився проект під назвою «Хочу харчуватися більш здорово».
Життя – це безупинне коригування процесів. Це цикл постійного вдосконалення. Застосування проектного підходу у житті допомагає витрачати менше часу на щось непотрібне.
Оберіть напрямок проекту «Життя»,
який вам цікавий
Взаємини між людьми: як мислити раціонально
Комунікація між людьми і людські стосунки – можливо, одна з найменш раціональних сфер життя. Наговорили зайвого своєму партнерові, різко відповіли на робочий дзвінок, а за всім цим ще й забули зателефонувати батькам і потім вислухали, хто тут поганий син чи донька.
Знайомо?
Але хто сказав, що ці речі не піддаються такому ж проектному аналізу?
Уявіть закохану пару – Сергія і Яну. Спробуємо деконструювати їхні взаємини з позиції Яни за схемою будь-якого проекту.
Етапи проекту
Що потрібно для побудови взаємин?
Ціль
Має два напрямки: глобальна – специфічна, вимірювана, обмежена у часі й спільна для всіх членів команди; особиста – та, яка має не суперечити глобальній. Тобто, у випадку щасливих стосунків Яни та Сергія, їхня глобальна ціль має бути спільною, а поза цим мають існувати особисті цілі у кожного: ставати кращим, вчитися нового, пізнавати світ у стосунках тощо.
Ролі
Кожен має щось робити для досягнення своїх та спільних цілей: Яна ініціює спільні подорожі й телефонує Сергію дорогою додому, щоб він почувався добре і частіше про неї думав, а Сергій допомагає Яні з роботою і готує для неї обіди у ланч-бокси. Разом одне для одного вони виконують ролі партнера, друга і пари.
Норми кооперації
Як ми будемо комунікувати? Це основна історія, тому що саме тут народжуються системи проектного менеджменту. Вони допомагають комунікувати ефективно. Коли аналізують комунікацію, то шукають, які будуть потреби, а потім під них шукають інструменти.
Сергій
pr-manager
«Проблема усіх взаємодій людина-людина полягає у тому, що цього знання ніхто нікого не вчить. При налагодженні стосунків та комунікацій ми частіше керуємося власним життєвим досвідом та інтуїцією, а не якимись спеціальними знаннями, які викладають у школі. А оскільки життєвий досвід у всіх різний, тут часто з’являються непорозуміння.
У моєму житті є кілька видів взаємодії з людьми: робоча, особистісна і випадкова. Робоча – це комунікація з колегами та клієнтами; особистісна – друзі, родичі, сім’я; випадкова – уся інша комунікація, яка жодним чином не залежить від мене (водії автобусів, касири в магазині, лікарі і так далі).
У будь-якій комунікації я завжди ставлю собі одне й те ж питання «Навіщо?».
Якщо моя ціль виконати робоче завдання чи створити проект – я дію як професійний менеджер, якщо ж моя ціль більш особистісна (не почуватися самотнім, мати підтримку, про когось піклуватися), то на цій території немає професійних правил, тут часто треба переглядати норми і прислухатися до партнера. Головне не витрачати свій і не забирати чийсь час дарма. Якщо бути чесним із собою і не брехати іншим, то проблем з комунікацією стає менше».
Кар’єра: як знайти себе на драбині
Усі хочуть отримувати більші зарплати, менше працювати, мати лише добрих і розумних колег та партнерів. Але в реальних умовах доводиться стикатися з різними викликами. І найголовніший виклик – ми самі. Адже навіть за найкращих умов і можливостей можна все втратити через власну неорганізованість і хаотичність.
Робота – сфера, у якій навички менеджменту знадобляться вам насамперед. Навіть якщо ви не менеджер. І особливо, якщо ви не менеджер!
Як ставати кращим професійно?
Для цього вам знадобляться два види аналізу.
Як організувати час?
Лєра Канівець
креаторка та копірайтерка
«Мій підхід до роботи – бий та біжи. Наче й жарт, але правда. Я все планую на два тижні наперед. У мене є основна робота та фріланси. Розгортаю щоденник, прописую дні. Спершу вношу проекти з визначеним дедлайном, потім регулярні завдання, де я сама вирішую, що коли здати, потім до них додаю те, що має з’явитися в цей період.
Зазвичай у мене кілька записників для різних планів – окремий для роботи, щоденник для особистого, щоденник харчування і блокнот для запису снів (так, є і таке). Блокноти обираю прискіпливо, не шкодую грошей. А робочий – дайте мені хоч б/в пленер за 1997 рік. На «вписати-закреслити» всіляке згодиться.
Дехто радить на початку дня робити неприємні завдання. Мені це не подобається, не хочу починати свій день з якогось буееее. В пріоритеті цікаві та креативні речі. Механічну і нудну роботу лишаю на час після обіду. І обов’язково виділяю час на відпочинок. Інколи достатньо простої зміни діяльності – пройтися пішки годинку, приготувати вечерю. І жодної роботи після 18-ї».
Саморозвиток:
як знайти щастя у собі
У сучасному світі стільки можливостей, що просто не знаєш, за що взятись. Тут ТEDx, там друг приїхав з-за кордону, Boiler Room в Україні, лекція про сортування сміття цієї суботи, а ще класно було б встигнути зробити деякі робочі завдання наперед. Хочеш як краще, а отримуєш біганину і втомленість. Тому що найцінніший актив, що в нас є, – це час.
Є велика спокуса отримати розфокус. Люди, які не мають цілі, – розфокусовані, розсипаються і ризикують 50% свого часу заповнити тим, що насправді не потрібно. Це ще називають – jack of all trades, або master of none.
Дерево цілей
Опишіть свій ідеальний день без прив’язки до будь-чого. Просто пофантазуйте, як мав би починатися ваш ідеальний ранок? О котрій ви прокидаєтесь? А що робите далі? Ви йдете на роботу пішки чи їдете на машині? А де ви працюєте? Який вигляд має ваше робоче місце?
Планування ідеального дня – це створення ініціації проекту свого життя. Окей, у вашому ідеальному дні ви працюєте всього три години на добу? І це наразі може подарувати вам найбільше відчуття щастя?
Тоді прагніть цього!
Почитайте книгу Барбари Шер «Мистецтво мріяти». Вона про те, що робити, якщо не знаєш, чим зайнятися. Книга теж починається з того, що спочатку треба зрозуміти, що вам подобається і що виходить найкраще. І тоді знайдуться підстави до того, що у вас вийде.
Бо найсумніше, що може бути – це коли людина не на своєму місці. Коли вона виконує свою роботу, а нічого не виходить. І людина постійно змучена нею і не отримує задоволення. Але ж точно є щось, що добре вдається. Тут основне – структурування, це сила всього. Бо якщо людина не вміє структурувати, розкладати проект на етапи робіт, то і своє життя не зможе привести до ладу.
Щастя – це теж проект. Зрозумійте, які його складові для вас. Хороший приклад – данське щастя lykke. Коли данці їдуть у відпустку, вони готуються до неї півроку, тому що момент очікування часто значно приємніший, ніж результат. Вони створюють умови до відчуття відпустки – дивляться фільми про країну, куди їдуть, розвішують по будинку слова мовою цієї країни, слухають їхню музику. Тобто роблять усе, щоб отримати від цієї події максимальний ефект.
Микола Гавриляк
BizDev в themoon.io, співзасновник cryptota.com.ua
«Саморозвиток – це системна робота над собою з метою росту як особистості та як експерта порівняно з собою вчорашнім. У цю категорію я включаю освіту, спорт, подорожі, книги та самоаналіз.
Системність – це важливо, але ще важливіше не загнати себе у психологічну пастку «я мушу займатись саморозвитком», бо хаотичне поглинання всього масиву інформації і вмінь не зробить вас кращими, а тільки зруйнує життєвий баланс і загрожує нестабільною психікою.
Мої основні інструменти для саморозвитку – це:
Освіта: книги, тренінги, курси, живе спілкування з тими, хто є експертами в потрібному мені питанні. Отримані знання зразу ж стараюсь використати на практиці, щоб закріпити нові вміння.
Подорожі: останні роки намагаюся поєднувати мандрівки з діловою активністю, наприклад, відвідую цікаві мені конференції і під це будую маршрут містом, де вони проходять. Таким чином дізнаюсь про ключові тренди, знайомлюсь з крутими людьми і закладаю основу для тривалої співпраці.
Спорт: стараюся підтримувати себе у формі, чергуючи заняття тайським боксом із заняттями в тренажерному залі.
Самоаналіз: дає змогу спостерігати за своїми діями, аналізувати власні мотиви, набір цінностей, якими керуюсь у діях та рішеннях».
Здоров’я:
як працювати з ризиками
Ми – покоління людей, які йдуть до лікаря, коли все вже погано. Чомусь більш правильним здається прийти на роботу з нежитем, погано працювати і піддати ризику колег, ніж дати собі день відпочинку і швидко одужати. Фоловити нові руйнування міфів від Супрун – клас, але відповідальність – це також про передбачення наслідків та ризиків. І тема здоров’я потребує саме такого підходу.
За допомогою WBS спробуємо з’ясувати, як можна ефективно керувати своїм здоров’ям. WBS (work breakdown structure) – інструмент проектного менеджменту, який дає можливість декомпозувати проект на частки.
Проект «Як зменшити рівень стресу у моєму житті»
Зрозумійте, що впливає на ваше здоров’я
Наприклад, харчування, емоційний стан, спорт, комунікацї з іншими людьми. Ви побачите перед собою фактори, на які можна впливати.
А що я маю робити, щоб покращити харчування? Або як зменшити рівень стресу? Подумайте, що спричинює цей стрес. Деякі з цих речей можна легко вирішити. Наприклад, дорога на роботу може бути надто виснажлива: багато людей у громадському транспорті, зайві комунікації, затори на дорогах. Здається, що це умови нашого життя, на які ми не можемо впливати. Але насправді вашим рішенням може бути приїжджати на роботу на дві години раніше. Це сприятиме зменшенню стресу, що своєю чергою зменшить рівень ризиків у сфері здоров’я.
Ще одним пунктом може бути «А що якщо?». Наприклад, порізали руку, а у вас немає навіть елементарного йоду. Тримайте аптечку, запишіть номер телефону лікаря, дізнайтеся, куди звертатися у різних випадках, пов’язаних зі здоров’ям.
Методологія роботи з ризиками:
Визначте ризики
Процес, який допомагає на старті визначити та класифікувати всі можливі проектні ризики
Обдумайте їх
Процес, який допомагає оцінити вірогідність виникнення ризиків, рівень їхнього впливу на проект, а також продумати план їх усунення.
Пріоритезуйте (не всі ризики можуть трапитись).
Визначте рівень впливу та вірогідність виникнення кожного з ризиків
Розробіть план дій
Підстеліть трохи сіна, щоб було не так боляче падати. Продумайте план того, як можна упередити ризики з найбільшим рівнем вірогідності та впливу
Аліка Харченко
координаторка KISFF та проджект-менеджерка Kyiv Music Film
«Я ненавиджу хворіти. І ходити до лікарів. Втім, одного разу я примудрилася витратити на лікування цілу купу грошей і часу. А якби прийшла на профілактичний огляд раніше, відбулася б тижнем-другим звичайних ліків. Після цього я дала собі слово регулярно стежити за здоров’ям і робити всі перевірки вчасно. Це стало моєю першочерговою інвестицією в себе. Звільнилося багато енергії, яка йшла на відкладання походу до лікаря і переживання з цього приводу. Робота стала набагато продуктивнішою, адже більше нічого не болить. А фраза «у вас все в порядку» від лікаря – справжній кайф.
Банально, але ми завжди думаємо, що серйозні хвороби нас не торкнуться і не робимо навіть найпростіших речей, щоб запобігти цьому. Тому тепер всі чек-апи записані в моєму календарі разом з іншими особистими і робочими завданнями».
Бітрікс24 – онлайн-сервіс для управління бізнесом, який має повний комплект інструментів для організації роботи команди.
Зареєструйтеся на bitrix24.ua з промокодом thevillage2018 і отримаєте в подарунок 20 ГБ дискового простору на 1 рік.
Промокод діє до 20 жовтня включно.
МАТЕРІАЛ ПІДГОТОВЛЕНО ЗА ПІДТРИМКИ
