Як це працюєUrban Space 500: що з проектом і коли планують відкриття

Urban Space 500 – громадський ресторан, який працюватиме за принципом соціального підприємництва. 500 людей вклали гроші у проект, щоб розвивати його за прикладом івано-франківського Urban Space 100. Ресторан під керівництвом партнера Druzi Cafe поблизу Хрещатика повинні були відкрити у вересні, але наразі його відклали до грудня. The Village Україна цікавиться, на якому етапі перебуває проект і яким чином пів тисячі людей ухвалюють колективні рішення.

На якому етапі перебуває проект

Urban Space 500 – це дуже крутий досвід для Druzi Cafe як для керуючої компанії. Зазвичай процес відкриття ресторану має два великих етапи: етап девелопменту (пошук локації, команди, будівництво) та беспосередньо робота закладу.

На першому етапі багато погоджувальних, договірних процесів – із власниками, контролюючими органами, орендодавцями, дизайнерами і майбутніми менеджерами. У нашому випадку йдеться ще й про франчайзера («Тепле місто»), партнерів «Інша освіта» та 500 людей з великими очікуванням та надіями.

Зараз на об’єкті тривають будівельні роботи, роботи з укріплення приміщення та підключення інженерних мереж. За два тижні ми розпочнемо оздоблювальні роботи.  Паралельно шеф-кухар працює над меню громадського ресторану. Очікується, що відкриття простору відбудеться в грудні.

«Інша освіта» як професіонал у комунікації впроваджує дуже цікаві інструменти взаємодії з партнерами та засновниками спільности Urban 500. Зараз у нас є кілька важливих: щотижневі дайджести з новинами проекту, щотижневі апдейти в закритій групі; «живі» зустрічі по важливих питаннях – приміром, обговорення дизайну та концепції ресторану. Ми намагаємось використовувати потенціал спільноти, враховуючи всі коментарі, допомогу, напрацювання робочих груп.

Як 500 співзасновників ухвалюють рішення

Можна сказати, що наразі ми тільки народжуємося як спільнота. У моєму розумінні спільнота – це певна організована група людей, яка має домовлені інструменти та алгоритми для прийняття рішень. Своєю чергою, ми лише починаємо визначити оптимальні способи ухвалення рішень.

Наша мета – швидко, якісно, ефективно і змістовно ухвалювати рішення. Тому структура ухвалення рішень досить складна. Але важливо, щоб це було саме так. Адже в такий спосіб ми зберігаємо баланс в ухваленні рішень. За статутом, у громадської організації Urban Space 500 є правління як виконавчий орган, наглядова рада як орган моніторингу і загальні збори як найвищий орган управління.

Є перелік питань, які можуть вирішувати тільки загальні збори. Є питання, які вирішує виключно правління, ще якісь питання за рішенням правління рекомендує наглядова рада. Окрім цього, є робочі групи співзасновників і співзасновниць, які можуть рекомендувати певні рішення. Наприклад, правління може ухвалювати рішення, пов’язані з оперативною діяльністю спільноти: відкриття рахунку у банку, рух коштів до 200 тисяч грн тощо. Своєю чергою, на рішення про використання понад 200 тисяч грн я як голова правління повинен отримувати дозвіл у спільноти. Правління оперативно відповідає на запити спільнити і звітує на кожних загальних зборах.

Зокрема, для того, аби вчитися разом приймати якісні рішення, ми вирішили спільно «прокачуватися» в цій темі на мітапах. Основна лінія цих зустрічей – взаємодія у великих групах. На основі нашого конкретного кейсу з Urban Space 500 ми тестуємо різні моделі процесу ухвалення рішень. Наприклад, на одному мітапі ми вивчали модель ухвалення рішень Врума-Єттона. До цього залучаємо також досвід «Іншої Освіти» з консолідації різних груп людей. Це все ми випробовуємо під час загальних зборів спільноти, які, за статутом, проходять чотири рази на рік.

Як, згідно з процедурою, проходить процес ухвалення важливого колективного рішення? Один із варіантів може виглядати так: по-перше, правління організації готує проект рішення. Відтак його розглядає наглядова рада. Також рішення треба погодити з франшизодавцем «Тепле Місто» і ключовими партнерами на кшталт менеджерів проекту «Інша Освіта». Якщо це питання стосується всієї спільноти, його виносять на загальні збори, заздалегідь запропонувавши на обговорення у закритій групі в Facebook. Понад те, якщо мова йде про зміну в статуті, його підтримати повинна навіть не загальна більшість, а три четверті від загальної кількості.

Як учасники працюють у робочих групах?

Від початку проекту спільнота почала використовувати різні інструменти для того, щоб ухвалювати стратегічно важливі рішення та впливати на них. Одним із цих інструментів є робочі групи. Робочі групи ‐ це неформальний орган, якій добровільно збирається співзасновниками, і так само самостійно та гучко розформовується, коли його завдання виконано. Результати напрацювань робочих груп носять рекомендаційний характер та виносяться для подальшого обговорення чи легітимізації. Наприклад, на засідання правління або на загальні збори всіх членів та членкинь.

Упродовж півтора року існування проекту ми нарахували принаймні дев’ять робочих груп, кожна з яких відіграла важливу роль в розвитку проекту на різних етапах його розвитку. Ці робочі групи займалися (окремі – ще займаються) різними питаннями – від стратегічних та візійних, включно з робочою групою зі стратегії або маркетингової концепції, до дуже «точкових» та операційних (створення внутрішніх комунікаційних інструментів або організація внутрішніх нетворкінгів для учасників спільноти).

Також у нас є група підтримки реформ (reform support group), яка відповідає за загальну підтримку менеджерських команд у реформуванні системи колективного врядування в проекті. Назва цієї групи взята за аналогією зі схожою моделлю робочих груп, які підтримують реформування державних органів. Тобто все дуже серйозно, але водночас гнучко, конструктивно і надихаюче.

Як співзасновники спілкуються між собою

Ідея створити нетворкінг #UrbanDating25x20 народилася з болю – як і будь-які інші хороші ідеї для бізнесу чи стартапів. На загальних зборах у нас не було достатньо часу, аби розпочати з кимось розмову. До того ж люди сиділи зі своїми знайомими у маленьких групках. Мені як людині, яка не часто починає знайомство першою, стало ніяково. Помітив, що таких як я була теж доволі нормальна кількість.

На першій неформальній зустрічі з нетворкінг, народилася ідея всіх перезнайомити між собою, щоб вони себе комфортно почували на наступних загальних зборах. Але швидко познайомитися з 500 людьми просто нереально. У такому разі ти нічого про людину не запам'ятаєш, а якщо запам'ятаєш, то все одно в голові щось перекрутиться.

Тому я запропоновав формат зустрічей по 20 людей в групі. Таким чином кожен співзасновник матиме 25 таких зустрічей. Тобто 25 зустрічей із 20 співзасновниками – це знайомство з 499 людьми. Такі групи є оптимальними, аби легко між собою комунікувати і не переводити зустріч в балаган.

Разом із Тарасом Грицюком ми сформували випадкові комбінації груп, які не повтрюватимуться в майбутньому. Зустрічі проводяться всліпу, тобто кожному учаснику приходить повідомлення, де і коли ця людина матиме зустріч, проте вона не знає, хто входитиме в цю двадцятку людей.

Зустрічі в нас є динамічними. В основному ми проводимо їх у два тури. Перший тур – це представлення себе. У кожного з учасників є лімітований час на розповідь про себе. Про місце роботи та компанію ми намагаємося не розповідати: таким чином більше дізнаємось про внутрішній світ людини. При цьому розповідь всі інші слухають, сидячи в колі.

У наступному турі в нас є запитання, які заздалегідь запропонували співзасновники. Ми ділимо людей на пари і також за лімітований час проводимо своєрідне побачення: люди витягують з урн запитання та відповідають на них. Після цього ми ділимося враженнями від зустрічі.

Фото та обкладинка: Urban Space