З 17 березня в Україні триває загальнонаціональний карантин, уряд продовжив його до 24 квітня. Ми вже розповіли, як виживають під час коронавірусу київські ресторани та кінотеатри. Цього разу дізнаємося, як альтернативні школи – англійської, комунікацій та гуманітарних наук – адаптуються до нових реалій, намагаються утримати клієнтів і готуються до майбутньої кризи.

Аліса Гандзюра

засновниця школи англійської White Rabbit. Creative learning

Як змінився формат роботи під час карантину

Я відкрила бізнес у дуже конкурентній ніші лише тому, що це моє покликання. Цей шлях ніколи не був легким. Карантин і світова ситуація додали проблем. White Rabbit. Creative learning – це насамперед офлайн-проєкт, який розвивався як затишне ком’юніті для дорослих людей, які хочуть ефективно вивчати й практикувати англійську. Різкий і незапланований перехід у повний онлайн – це, по суті, зовсім новий проєкт, у певному розумінні зміна ніші, продукту та процесів загалом Фактично, зараз ми знову стартап.

Наш формат роботи змінився повністю, але це краще, ніж поставити все на «стоп». Ми змогли швидко зреагувати на зміни та максимально перевести роботу в онлайн. Це стосується як індивідуальних, так і групових занять, адміністративної підтримки та всіх інших процесів. Онлайн-заняття були одним із наших продуктів з моменту відкриття школи, ми активно розвивали цей напрям, і це дало нам можливість досить швидко переформатуватися.

Окрім переходу на дистанційне навчання, змінюється формат роботи з клієнтами, стратегія маркетингу, управління тощо. Стало очевидно, що частину функцій і процесів доречно перевести на аутсорсинг.

Разом з цим з’являються нові креативні рішення. Здавалося б, криза – не час для тестування нового продукту, адже це все витрати й аналіз, а в такій нештатній ситуації він не буде показовим. Проте зараз стає зрозуміло, що деякі наші проєкти, наприклад, новий вид онлайн-курсів, є доречним. Тому починаємо працювати у нових напрямах, поки попередній формат роботи «на паузі». Зараз важливо прийняти ситуацію, зібратись і діяти.

Ми вдячні тим клієнтам, які залишилися з нами і таким чином підтримали нас. Однак не для всіх навчання онлайн актуальне, для багатьох живе спілкування, енергетика, атмосфера і формат занять наживо – принциповий фактор. Частина клієнтів «заморозила» абонементи, хтось пригальмував навчання до завершення карантину. Для корпоративних клієнтів перехід на дистанційне навчання можливий поки що у виняткових випадках, тому всі ці проєкти зупинилися на невизначений час.

Ми намагаємось запропонувати клієнтам нові курси та формати, взаємодію по-новому через інтернет, месенджери, прямі ефіри тощо.

Про оптимізацію витрат

Найважливіше в кожному бізнесі – це люди. Я вірю в це і не раз переконувалася в тому, що мені пощастило працювати з неймовірними людьми. Саме в нашій команді суть, душа і сила проєкту, тому ми переживемо кризу разом. Для команди це нові виклики, деякі процеси оптимізуємо «на ходу», переглядаємо можливі функції для кожного на цей період, перепрофілюємо, що можемо.

Ми ухвалили рішення зберегти зарплати та продовжувати працювати в новому режимі. Доводиться швидко переписувати СОПи, стандарти та алгоритми роботи. Усі витрати мінімізувати.

Колектив White Rabbit неймовірний, це окрема мотивація для мене як керівника. І в роботі, і поза нею ми всі відчуваємо дружню підтримку одне одного, за що я дуже вдячна колегам. Ще за кілька днів до оголошення офіційного карантину ми з командою відчули, що все от-от зміниться. Тому морально були підготовлені до змін щодо формату роботи, з кожною людиною окремо було обговорено нові процеси й деталі.

Про підготовку до кризи

Сьогодні ми не можемо робити прогнози навіть на кілька тижнів уперед, єдине, що ми знаємо, – усе зміниться. Карантин вчить нас бути гнучкими.

Марина Батуринець

засновниця школи Bazilik

Як змінився формат роботи під час карантину

Наразі він змінився радикально – ми зачинили двері нашої школи, усі працівники пішли додому. Якщо в редакції Bazilik media з дому не змінився графік, навпаки, в них стало більше роботи, адже бренди продовжують комунікувати, зірки якось реагують на ситуацію, то в команди школи було лише одне завдання – зателефонувати всім студентам та лекторам і попередити, що ми зачиняємось на невизначений термін. Далі комусь повернули гроші, комусь залишили на депозиті.

У нас є довгі та короткі програми. Наразі всі короткі закриті, а довгі курси навчаються онлайн завдяки zoom-конференціям. Усім студентам коротких курсів запропонували дві опції: повернути кошти або залишити їх на депозиті. 60% залишили гроші, і це нас трохи тримає, звичайно. Жоден студент довгого курсу не відмовився і не пішов від нас через зміни, але у деяких вже є тривога, що за час навчання вони втратять роботу і не зможуть продовжити навчання. У цьому разі ми будемо робити все можливе, щоб вони таки продовжили, і йтимемо на поступки.

Для Bazilik media завели акаунт на Patreon і вже отримали свої перші 100$ донейту. Проти наших витрат це мало, але це неймовірна емоційна підтримка. Ми радіємо кожному. 

З партнерами наразі тиша. Жодних домовленостей, просто не працюємо.

Про оптимізацію витрат

Зарплату працівникам я не скорочувала, сподіваюся, що ми закінчимо найближчим часом нашу онлайн-платформу і я зможу дати всій команді роботу й надалі. Поки в нас дуже прості домовленості: я хочу знати, що колеги не голодні, не хворіють і їм є де жити. Тобто зараз ситуація, як у сім’ї: «Мені потрібна 5 квітня така ось сума на квартиру, а мені 7-го на продукти на два тижні». Вони заповнюють табличку, і я видаю не зарплати, а на необхідне.

Мені пощастило, що ми в команді завжди дуже відкриті одне з одним. Співробітники розуміють усю ситуацію, навіть знають, скільки грошей залишилось у школі. Знають, що мені на них не байдуже, а я знаю, що вони теж підтримують і хвилюються за мене та Bazilik. Тому це радше постійне нагадування одне одному, що ми прорвемося у будь-якому разі.

Про підготовку про кризи

Я відразу закладала ризики, що до літа ми закриті, бо у карантин ні на два тижні, ні на місяць я не дуже вірю. Наразі план в мене єдиний: спробувати перевести нас в онлайн. І ми це вже майже закінчили.

Розумію, яку кількість матеріалів зараз надали нам безкоштовно, але я знаю цінність знань наших лекторів і сподіваюся, що це все-таки буде актуально й надалі. Звісно, у людей банально може не бути грошей на навчання, тому все це поки теорія, а не практика. Ми готуємо нові продукти, і вони будуть дешевшими, ніж раніше. А далі подивимось. Поки що я дуже оптимістично налаштована.

Наталія Жеваго

засновниця «Культурного Проекту»

Як змінився формат роботи під час карантину

Всі аудиторні заняття та офлайн-лекторії ми перенесли в онлайн. Ми прагнемо продовжувати роботу за взятими на себе зобов’язаннями перед нашими слухачами. Курси, які передбачають спілкування або дискусії, перенесено на платформу, яка забезпечує зворотний зв’язок. Лекторії транслюються наживо з порожньої освітньої станції, де працюють тільки лектор, координатор та оператор, які погодилися це робити. Про їхню безпечну доставку ми подбали, залучили власний транспорт. Ми дуже вдячні тим, хто продовжує викладати, і з розумінням поставилися до тих, хто вирішив не продовжувати.

Нам пощастило, що з січня ми планували розширення онлайн-можливостей організації, і на момент оголошення карантину в нашій команді були спеціалісти, які оперативно зайнялися переформатуванням та запуском онлайну. Ми збільшили кількість відеолекторіїв у доступі з архіву організації. Весь навчальний план на весну, а це 6 курсів, перевели суто в онлайн-формат. Але ми зберігаємо можливість проведення лекторіїв у нашій освітній станції, якщо карантин закінчиться на початку травня. Ми гнучко реагуємо на зміни, тому до будь-якого розвитку ситуації готові, навіть всю весну провести в онлайні.

Команда працює віддалено. Збираємося щоранку в Google Hangouts Meet для обговорення процесів та ухвалення спільних рішень.

Про оптимізацію витрат

Ми вирішили всі зобов’язання за березень виконати у форматі онлайн. Рішення щодо наступних періодів ухвалюватимемо відповідно до новин щодо карантину. Залежно від того, скільки він триватиме, ми маємо різні сценарії – від скорочення заробітної плати на період карантину до відпустки за свій рахунок для незалучених фахівців. Але робимо все, щоб останнього не сталось. У нас невелика команда, і немає неважливих ролей.

Разом з тим, бізнес-модель «Культурного Проекту» та нинішня організаційна структура передбачала напрям культурного туризму. Цього року ми запланували 12 подорожей Європою з експертами, а здійснили тільки одну. Тому тепер, залежно від наслідків карантину, можливо, переглянемо бізнес-модель, а разом з нею й організаційну структуру. Тоді це вже буде перезапуск організації – зміни в структурі, скорочення штату.

Варіантів розвитку подій кілька, тому в кожного з варіантів різні сценарії можливих наслідків. Ми не опрацьовуємо всі, лише найбільш вірогідні. Але розуміємо, що попереду є «дедлайн» – межа, за якою зусилля утримання організації втрачають сенс. Саме на цьому я як засновниця фокусую свою увагу. Моє завдання відтерміновувати цей момент всіма можливими способами.

Ми вже провели перемовини з власниками приміщень, які винаймаємо, – вони готові йти на зустріч і дещо змінити умови.

Уважно стежимо за онлайн-продажами, аналізуємо можливості та потенціал.

Про підготовку про кризи

Наші сценарії реагування залежать не так від того, коли закінчиться карантин, а радше від того, який він вплине на економічну ситуацію, пріоритети українців щодо навчання, ринок неформальної освіти, який точно зміниться в цей період. Ну і звичайно, від стану туристичної галузі залежить дуже багато для нашої організації, адже мова не тільки про відновлення міжнародних подорожей, а й про можливість і бажання людей витрачати гроші на подорожі.

Зараз я тримаю в зоні уваги такий сценарій, у якому весна включно з червнем пройде тільки онлайн, літо буде високим сезоном для зустрічей офлайн, на відміну від інших літніх сезонів, і восени ми повернемося до планових показників в офлайн та онлайн-освіті. Сподіваюся, що влітку все-таки відбудуться міжнародні музичні фестивалі (Зальцбурзький фестиваль, оперний фестиваль Екс-ан-Прованс), на які ми набрали гурти. Наразі фестивалі не скасовано, тож ми плекаємо надію.

Анна Романишина

засновниця школи англійської Progress

Як змінився формат роботи під час карантину

Ще два тижні тому студентів, які навчаються онлайн, було всього 10%. Зараз ми змушені повністю перейти на роботу онлайн. Всі ключові співробітники завжди працювали в офісі, тепер це неможливо, тому всі працюють з дому, ми постійно на зв’язку.

Після першого тижня на карантині стало очевидно, що онлайн-школа та офлайн-школа – це два абсолютно різних проєкти. Вони функціонують за різними правилами, тому зараз ми немов починаємо все з нуля, заново відбудовуємо всі процеси. Це страшно, але цікаво.

Тепер найголовніше завдання для нас – зберегти клієнтів. Ми постійно на зв’язку з людьми, зробили кілька форм зворотного зв’язку (для клієнтів і співробітників), постійно моніторимо ситуацію і намагаємося допомогти всім.

Про оптимізацію витрат

Поки що ми нікого не звільняли, і я щиро сподіваюся, що нам не доведеться цього робити. Я докладу всіх зусиль, щоб люди зберегли роботу.

Частина людей перекваліфікувалася. Наприклад, адміністратори тепер працюють у техпідтримці та допомагають клієнтам освоїтися на онлайн-платформі. Ми планували брати на роботу маркетолога, але відмовилися, тому що на нього вже немає грошей.

Я також була змушена трохи скоротити зарплату команді, і це було складно. Але мета – зберегти робочі місця, перебудувати модель роботи так, щоб за період кризи ми не вмерли, а вижили, змогли забезпечувати людей роботою і платити їм зарплати.

На жаль, мені довелося говорити й пояснювати все без можливості бачити очі людей. Я думаю, що такі складні речі потрібно говорити віч-на-віч, але такої змоги у мене вже не було. Під час зустрічі для мене було важливо, з одного боку, заспокоїти людей і пояснити, що все складно, але світ не руйнується, а з іншого, дати їм реальне розуміння ситуації – це надовго, легко не буде, на нас чекають складні часи.

Про підготовку до кризи

У період кризи я навіть від своєї зарплати планую відмовитися, але це не сильно допоможе. Багато хто говорить про подушку безпеки й те, що якщо у малого бізнесу її немає, то так йому і треба. Я думаю, що для малого бізнесу подушка безпеки на 4-6 місяців – це утопія. У людей всі гроші в бізнесі, в розвитку, ніхто не очікував такого повороту.