Деякі компанії вимагають від співробітників трекати час на виконання задач, аби контролювати їхню ефективність. А хтось фіксує свій час роботи з власної ініціативи – щоб збільшити продуктивність, не прокрастинувати, краще оцінювати вартість своїх послуг або ж не перепрацьовувати.

Запитуємо засновника маркетингової агенції, програміста, продакт-менеджерку та креаторку про їхній досвід використання тайм-трекерів, які плюси та мінуси вони знайшли для себе та чи дійсно трекання часу допомагає їм працювати краще.

Данило Голота

співвласник маркетингової агенції Syntropy

Використовує таймер Pomodoro, щоб сфокусовано працювати над великими завданнями

Я працюю з таймером за принципом Pomodoro: 25 хвилин сфокусовано виконую задачі, ні на що не відволікаючись, роблю паузу на 5 хвилин і далі знову повертаюся до роботи. Працювати з такими відрізками мені найкомфортніше. Для цього використовую додаток Be Focused, його можна знайти в App Store чи Google Play. У ньому можна ставити собі завдання й бачити статистику, але особисто я цими функціями не користуюся, у додатку мене цікавить лише сам таймер.

У мене багато завдань, що вимагають сфокусованого виконання, і водночас багато завдань, що потребують комунікації з іншими – зідзвони, зустрічі тощо. Часто, коли я не обмежений таймером, починаю стрибати між задачами: замість того, щоб сфокусовано займатися чимось одним, я відволікаюся на комунікацію в Facebook, Telegram чи Slack, відповідаю на листи та дзвінки. Зрештою ту велику задачу, яку мав зробити на старті, не встигаю виконати. Тому основна ціль таймера для мене – сфокусовано робити об’ємні задачі від 3 годин і більше та  відстежувати, наскільки ефективно я використовую цей час.

Основна ціль таймера для мене – сфокусовано робити об’ємні задачі від 3 годин і більше та відстежувати, наскільки ефективно я використовую цей час

Коли працюю над великими завданнями з таймером, залишаю його відкритим і не гашу екран телефона. Це допомагає пам’ятати, що в цей момент я працюю виключно з однією задачею й поки не закінчиться 25-хвилинний часовий відрізок, не можу ні на що перемикатися. Ще один плюс таймера – він дозволяє дуже просто вимірювати продуктивність роботи, адже в кінці дня ти бачиш, скільки відрізків по 25 хвилин виконав, тобто скільки годин за день реально сфокусовано працював. Це дуже круто, бо іноді здається, що в тебе був суперефективний 8-годинний робочий день, а виявляється, що ти завершив тільки 5 відрізків по 25 хвилин – тобто попрацював менш як 3 години. Я знаю, що мій день ефективний, коли в мене таких відрізків 15 –16.

Особисто мене таймер не відволікає від роботи, проте я знаю, іноді так буває. Наприклад, якщо в тебе є замовник, який вимагає трекати час усіх задач і ти робиш це для нього, це може відволікати. Відволікати може навіть трекінг задач для себе, тому що при цьому потрібно тримати в голові не тільки свою роботу, а й той факт, що час виконання завдання треба зафіксувати. Так часто буває, коли користуєшся таким додатком, як Toggl. Його ціль у тому, щоб відстежувати, скільки часу ти витрачаєш на кожну окрему задачу. Не всім це комфортно, адже сам процес фіксування таймінгу забирає час. Я так не роблю, тому що мені важливо просто не відволікатися від виконання завдання.

Коли закінчуєш завдання й робиш перерву на 10–15 хвилин, легко почати прокрастинувати

Я вважаю, що метод Pomodoro підходить усім, хто працює із задачами, що вимагають концентрації. Річ у тім, що наш мозок – лінива скотина, йому не можна довіряти, він старається зробити все для того, щоб не працювати. А метод Pomodoro допомагає обдурити мозок. Ось як це відбувається. Ми вмикаємо 25-хвилинний таймер, працюємо над завданням, таймер закінчується, а завдання ні. У цей момент потрібно зупинитися й переключити увагу на 5-хвилинний відпочинок: зробити собі кави, подихати свіжим повітрям на балконі, повіджиматися – що завгодно. Коли перерва закінчується, нам простіше повернутися до незавершеної задачі, тому що в нас є внутрішнє бажання закінчувати почате.

Якщо ти закінчуєш завдання в перші 10 хвилин 25-хвилинного відрізка, потрібно відразу переходити до наступного, не припиняючи працювати. І, швидше за все, чергова 5-хвилинна пауза також буде посеред задачі – і це чудово. Інтуїтивно можна подумати, що зупинятися посеред задачі не дуже ефективно, але насправді все навпаки. Мозку починати нові завдання завжди складніше, ніж продовжувати почате. Тому коли закінчуєш завдання й робиш перерву на 10–15 хвилин, легко почати прокрастинувати. Підхід Pomodoro не дає цього робити, адже з ним ти йдеш на перерву тільки тоді, коли її потрібно зробити. Саме у цьому неочевидний кайф цього підходу – він дає максимальну ефективність у роботі.

Тут головне бути чесним із собою – треба реально сфокусовано працювати 25 хвилин і завжди робити 5-хвилинні паузи й відволікатися від роботи. Мій досвід показує, що це дійсно збільшує ефективність, тому я всім рекомендую спробувати цей метод.

Василь

Senior Frontend Developer

Працював із тайм-трекером на вимогу компанії

З тайм-трекером я працював десь 1,5 року. У компанії вимагали всі завдання трекати через внутрішню систему. Кнопку натиснув – час пішов, кнопку відпустив – час зупинився. Це була внутрішня розробка компанії, окрім витраченого часу нічого іншого не фіксувалося. Так потрібно було щодня натрекати 8 годин, плюс-мінус 10%. Така собі форма погодинної роботи з цільовим результатом.

Коли я влаштовувався на цю роботу, був момент мого повернення в лоно ІТ через різкий стрибок курсу долара. Оскільки в той час моїм завданням було якомога швидше відновити форму за час відсутності, я був не надто перебірливим щодо умов роботи. Тому коли дізнався, що треба буде трекати час роботи, у мене було два варіанти реакції: відмовитися на вході або змиритися. З огляду на мої життєві обставини я просто погодився й пояснень, навіщо потрібно працювати з трекером, не вимагав.

Особисто мені з тайм-трекером працювати було менш комфортно. Але оскільки програма не фіксувала нічого, окрім часу (не відстежувала рухи мишки та не робила скріншоти), то не можу сказати, що це мене катастрофічно напружувало. Головний мінус для мене в тому, що трекати час – це додаткова діяльність, яка тільки відволікає, але не допомагати краще виконувати свою роботу. Плюсів я для себе взагалі не знайшов. Серед співробітників трекер став просто предметом жартів і тролінгу.

Головний мінус для мене в тому, що трекати час – це додаткова діяльність, яка тільки відволікає, але не допомагати краще виконувати свою роботу

Коли я попрацював із ним певний час і розібрався, що до чого, трекер перестав бути для мене якимось обмеження: солдат спить – тайм-трекер працює. Я зрозумів, що можна спокійно закінчити завдання, а зупинити трекер через годину й у цей час сходити попити кави.

Мені потрібно було трекати кожну окрему задачу, але насправді ніхто не ставив переді мною очікуваний час виконання. Звісно, якщо тиждень робиш одне завдання, це викликає питання в менеджменту, але загалом трекер практично не використовувався з метою тиску: «А чому це в тебе стільки зайняло?». Відчуття, що мені не довіряють, у мене не було, бо з часом між мною та замовником налагодилися досить комфортні відносини.

Я вважаю, що тайм-трекер може бути корисним тільки у випадку, якщо менеджер не вміє працювати по-іншому, окрім як в армії – звідси та до обіду. Інших плюсів взагалі не бачу. Після цієї компанії я працював в інших, де не було вимоги трекати час. Зараз розумію, що навряд чи піду в компанію, де є така вимога. Але загалом роботодавець має право встановлювати будь-які зручні йому форми взаємодії, які не суперечать закону. Важливо лише те, що всі ці нюанси мають бути донесені до співробітника в повному обсязі до офера. У такому випадку людина має можливість зважити ризики й ухвалити адекватне рішення.

Світлана Шаргородська

Marketing and Product manager

Використовувала тайм-трекер Toggl, щоб не перепрацьовувати та краще оцінювати вартість проєктів

Я працювала з тайм-трекером 2 роки, коли вела декілька проєктів в агентстві. Спочатку мені було важливо розуміти, скільки часу я витрачаю на кожен із них, пізніше з’явилася ще одна ціль – простежити, скільки часу в мене займає робота, хотіла зрозуміти особисто для себе, я перепрацьовую чи недопрацьовую.

Час трекала в Toggl. Для цього створила в додатку проєкти та просто натискала кнопку, коли починала працювати над одним із них, щоб час роботи фіксувався. Я швидко звикла до цієї системи та довела трекання часу до автоматизму, тож мені це було зручно й не відривало від роботи. Головний плюс для мене в тому, що трекер допоміг зорієнтуватися, скільки часу я витрачаю на роботу. Я схильна перепрацьовувати, але в якийсь момент зрозуміла, що мені це некорисно. Тож коли бачила на трекері, що попрацювала 7 годин, розуміла: можу з чистою совістю закруглятися.

У кінці місяця я переглядала статистику, щоб розуміти, скільки робочих годин у мене було. Також слідкувала, скільки годин витрачено на конкретний проєкт, адже це допомагало нам у бюджетуванні. Не можу сказати, що трекер якось уплинув на мою продуктивність, він просто допомагав мені слідкувати за часовими межами, оцінювати обсяг роботи та час на його виконання.

Трекер корисний для людей із гнучким графіком, які посеред дня можуть зробити перерву на свої справи, а потім повернутися до роботи. Особисто мені в цьому випадку трекер допомагав зорієнтуватися, скільки годин я дійсно працювала, тому що за відчуттями могло здаватися, ніби я витратила багато часу на роботу, а насправді виявлялося, що його зайняли особисті справи.

Головний плюс для мене був у тому, що трекер допоміг зорієнтуватися, скільки часу я витрачаю на роботу. Я схильна перепрацьовувати, але в якийсь момент зрозуміла, що мені це некорисно

Як для проджект-менеджера, який веде кілька проєктів, так і для фрілансера, може бути корисно трекати час, щоб співвідносити його з рентабельністю проєкту. Може виявитися, що якийсь проєкт вимагає більше часу, але приносить менше грошей, ніж інші. Зрештою, це допомагає краще оцінювати свою роботу.

Звіти я не показувала замовникам чи роботодавцю, це була інформація для персонального вжитку – я сама хотіла зрозуміти, наскільки ефективно використовую час. До того ж усе це дуже суб’єктивно: результатів може бути більше, коли я попрацювала 6 годин, ніж коли попрацювала 10.

Я проти контролю за відпрацьованими годинами, як для менеджерів, так і для будь-яких співробітників. Головне – це результати роботи. Вважаю, що не можна оцінювати ефективність працівників за кількістю відпрацьованого часу, бо це змінює фокус: замість націленості на якісний результат, людина буде просто накручувати кількість годин.

Окрім Toggl, я пробувала працювати з трекером Pomodoro, але він мені не зайшов, тому що він не гнучкий. Мені комфортно самій визначати, скільки часу знадобиться на задачу, не завжди для цього підходять 25-хвилинні проміжки. Бувало так, що я тільки занурилася в завдання, а вже треба робити перерву. Ще в мене був невеликий досвід трекінгу часу в Jira, де потрібно трекати кожну конкретну задачу у проєкті. Мені це було вкрай незручно, бо я звикла відстежувати загальний час роботи над проєктом без прив’язки до завдань. Можливо, це ефективно, наприклад, для програмістів, які виконують одну задачу за іншою, але для мене, як для менеджера, що постійно переключається між задачами, це було незручно, бо вимагало забагато зайвих дій.

Ніна Коробко

креаторка комерційного відділу The Village Україна, Wonderzine Україна

Користується Pomodoro Tracker, щоб подолати перфекціонізм і страх великих проєктів

Я почала користуватися Pomodoro Tracker досить давно – так звикла до нього, що вже навіть не можу згадати, скільки років тому це сталося. Суть методу Pomodoro в тому, щоб сприймати свій робочий день не як 8-годинну нескінченну «жуйку», що тягнеться з ранку до вечора, а як серію з коротких робочих інтервалів. Ти 25 хвилин працюєш, 5 хвилин відпочиваєш, 25 хвилин працюєш і знову на 5 хвилин робиш перерву. На основі цього методу створили безкоштовний тайм-трекер, яким я користуюся досить часто.

Це суто моя ініціатива, не вимога на роботі. Такий метод став для мене хорошим способом хоча б частково подолати перфекціонізм і страх великих проєктів. Я одна з тих людей, які страждають від комплексу відмінниці: мені дуже часто хочеться зробити «усе ідеально». На перший погляд, це класно, бо в результаті виходять хороші продукти. Але є й великий мінус: в якийсь момент життя я помітила, що бажання виконати все на 100% викликає своєрідний параліч. Я починаю думати: «Зараз не зможу зробити все так круто, як це виглядає в моїй голові. Тому відкладу справу до моменту, коли буду відчувати повну готовність». Або інше: «О боже, цей проєкт настільки великий, що я з ним точно не впораюся. Стільки складного попереду! Навіщо я на нього взагалі погодилася? Тепер усе точно завалю».

І саме в таких ситуаціях корисний Pomodoro Tracker. Кожен великий проєкт я розбиваю на серію із задач на 25 хвилин. І тоді в моменти, коли в мені прокидається бажання попрокрастинувати, я кажу собі: «Так, стоп. Тобі не треба робити відразу все та ідеально. Зараз ти фокусуєшся лише на найближчій задачі на пів години. А з усім іншим розберешся пізніше». Такий формат роботи, звісно, не може повністю вирішити питання з перфекціонізмом, але він справді сильно допомагає.

У роботі з тайм-трекерами для мене найголовніші гнучкість і розуміння своєї індивідуальності. Іншими словами: дуже важливо вміти відштовхуватися від своїх потреб, а не від «хтось сказав, що правильно ось так, тому я буду робити саме так». Я б точно не змогла користуватися тайм-трекером кожного дня: для мене це б відчувалося, як насильницький контроль і відсутність свободи. Задача Pomodoro Tracker – зробити моє життя простішим. Тому в періоди, коли я відчуваю у ньому потребу – користуюся. А якщо мені окей працювати й без нього, то не змушую себе.

Такий метод став для мене хорошим способом хоча б частково подолати перфекціонізм і страх великих проєктів

Зазвичай бажання згадати про тайм-трекер з’являється в моменти завалів: коли багато задач і складно розібратися, що з ними робити. Тоді я розписую всі найближчі справи в одному місці, пріоритезую їх і нагадую собі, що все можна робити поступово, крок за кроком.

Гнучкість так само важлива й у виборах часових інтервалів. Часто буває, що в мене завершується 25-хвилинний робочий інтервал, але я настільки занурена у справу, що продовжую займатися нею ще кілька годин, без перерв. Іноді, навпаки, хочеться зробити довший відпочинок, ніж 5 хвилин. Може здатися, що це непродуктивно. Але ні: краще дати мозку переключитися, ніж втомлено робити якусь задачу, яку потім усе одно треба буде переробляти.

Формат роботи з Pomodoro дає важливий бонус: це все – про чесну ефективність. Буває, люди з героїчним виразом обличчя розповідають про те, що місяцями працюють кожен день по 10–15 годин, без будь-яких зупинок. Звучить начебто класно, хочеться теж стати таким супергероєм. Але ми всі – люди, не машини: просто неможливо кожен день, кожну хвилину часу бути на піку своїх можливостей.

Пам’ятаю один день із того періоду, коли я тільки починала працювати з Pomodoro. Увечері в мене було відчуття, начебто я за останню добу переробила всі завдання світу. А потім подивилася у програму, а там суто робочого часу 3 години. «Упс», – подумала я. – «Здається, я трохи переоцінюю свою роботу». Зізнаватися собі у цьому не дуже приємно, але це точно краще, ніж жити в ілюзіях про удавану продуктивність.

Обкладинка: RawPixel